26. SPAR Budapest Maraton – szervezői interjú

A közelgő 26. SPAR Budapest Maraton kapcsán a BSI két munkatársát, Máth István versenyigazgatót és Tamás Krisztián marketingvezetőt kérdeztem a maraton körüli szervezési feladatokról. 

 

Milyen szempontokat érdemes figyelembe venni egy városi futóverseny szervezésekor?

MI: Talán három fő szempontot emelnék ki. Az első, hogy a verseny során a város lehetőleg a legszebb arcát mutassa a futóknak. Budapesten a maratoni táv jelenlegi útvonala alkalmas a világörökségi helyszínek többségének bemutatására, és ez különösen a külföldi futók számára fontos, ők tényleg értékelik ezt.

A következő szempont az, hogy maga az útvonal jól futható legyen, azaz talaj, kanyarok, szint, stb. szempontjából megfeleljen a futóknak. Azt is próbáljuk megoldani, hogy több helyen forduljon „magával szembe" a mezőny, hogy a futók láthassák a többi versenyzőt és biztathassák egymást.

Végül a harmadik fontos szempont az, hogy a városi közlekedésben a verseny minél kisebb zavart okozzon. A város közlekedésszervezői szerint ennek a feltételnek a rakpartok felelnek meg legjobban – és ez erősen meghatározza a kialakítható maratoni útvonalat. Sőt, arra is figyelnünk kell, hogy lehetőleg a legforgalmasabb részeken a táv elején fusson át a mezőny, amikor az első és az utolsó futó között még nincs túl sok különbség, így a szükséges lezárások hamarabb feloldhatóak.

 

 

Aki mindet lefutotta...      Az egyetlen futó, akinek mind a 25 Budapest Maratonos érem ott lóg a falán, Tabajdi József.   Józsi bácsi idén pont a verseny napján, azaz október 2-án ünnepli majd a 70. születésnapját – és természetesen ismét ott áll majd a rajtvonalon.   Ha verseny közben meglátjátok, szurkoljatok neki!

 

 

Mennyivel a Budapest Maraton előtt kezditek el a szervezési munkákat?

 

TK: Az ilyen nagyobb versenyeknek több hónapos, sőt a maratonnak most már egész éves marketing programja van. Vannak pl. olyan hosszú távú kiadványok, melyekben megjelenünk, de a futók számára is fontos, hogy minél előbb megtudják az alapvető információkat.

A marketing mellett az engedélyezési munka is több mint egy évvel a verseny előtt kezdődik. Az idei maratonra az első engedélykérelmeket már tavaly tavasszal benyújtottuk az illetékes hatóságokhoz. Ezeken már szerepelnie kellett nem csak az útvonalnak, de a frissítőállomásoknak és a versenyközpont részletes tervének is.

MI: Ebben a fázisban előzetes útvonalat írunk le a hatóságok felé, ami később még az útépítések, stb. függvényében módosulhat. A verseny előtt kb. három héttel adjuk le a végleges útvonalat az illetékes hatóságokhoz.

 

 

Hány féle engedélyt kell beszerezni egy ilyen városi maratonhoz?

MI: Ez mindig attól függ, hogy hol és mit szeretnél csinálni, de legalább 10-15 engedélyről beszélünk. És ha megszerzünk egy engedélyt, az legtöbbször nem az út vége, csak az eleje. A területfoglalási engedély kézhez kapását követően például még el kell mennünk helyszínelni a kertészekkel, a közterület felügyelettel és a közterület fenntartóval is. Minden ilyen helyszínelésről jegyzőkönyv készül, és mindegyik szervezet megfogalmazhat speciális feltételeket, előírásokat is, melyeket nekünk be kell tartanunk.

 

Az útvonalengedély sem sokkal egyszerűbb. Itt minden attól függ, hogy milyen területet használsz. A fővárosban a főutak általában fővárosi tulajdonban vannak. De ha pl. lekanyarodunk és felfutunk a Gellérthegyre, akkor az már a XI. kerülethez tartozik, mert ő a közút kezelője. Tehát akkor itt már kerületi engedélyt is be kell szerezni.

Amikor a közútkezelői hozzájárulást megszerzem, akkor kezdődhet az egyeztetés egyrészt a BKV-val, aki elvégzi az utas-tájékoztatást és tervet készít az érintett járatok kiváltására vonatkozóan, másrészt a rendőrséggel, akiktől közlekedésrendészeti intézkedést kell kérnünk, hiszen a verseny útvonalán közlekedési és terelő táblákat helyezünk ki. Mindkét szervezetnek jelentős pénzeket fizetünk egyébként e feladatokért (többszázezer forintos nagyságrendekről van szó).

A fővárosi önkormányzaton belül is kalandos és hosszadalmas utat járnak be az engedélykérelmek. Először a különböző bizottságok elé kerül az ügy, majd ha ezek döntöttek, utána következik egy munkacsoport ülés, amin jelen vannak az egyes osztályokról a megfelelő szakemberek, majd ha a munkacsoport is döntött, akkor készül egy előterjesztés, ami elmegy a városképvédelmi bizottság elé és ott mondják ki rá a végső szót.

 

Akik a leggyorsabbak voltak..    A Budapest Maraton történetének leggyorsabb idejét Kiss Zoltán futotta, aki 1984-ben 2:15:04-es idővel nyert. A legjobb női eredmény Staicu Simonaé (2:37:47, 2010).

  

 

Gondolom, az autósok tájékoztatása is fontos feladat..

MI: Természetesen, hiszen szeretnénk a lehető legkisebb fennakadást okozni a városi közlekedésben. Az autósokat érintő információkat megjelentetjük újságokban és az interneten, valamint a Fővinformhoz is leadjuk azokat. A verseny útvonala mellett lakókat szórólapokkal is tájékoztatjuk a várható lezárásokról. Az autósok eléréséhez a verseny napján a versenyhez vezető utakon még gerillamarketinges eszközöket is bevetünk: diákok sétálnak be a zebrán az autósok elé és táblákat mutatnak nekik, melyeken a lezárásról és a kerülőutakról olvashatnak információkat.

 

Az útvonal mentén elhelyezkedő szállodákkal és telepített turista hajókkal is egyeztetni szoktunk, hogy lehetőleg szüneteltessék a nagyobb turistacsoportok mozgását addig, amíg előttük halad el a mezőny.

 

TK: Nemrégiben létrehoztunk egy weboldalt: http://forgalmivaltozasok.hu/, itt folyamatosan frissített információkat találhatnak az érdeklődők.

 

 

Tehát három héttel a verseny előtt kialakul a végleges, engedélyezett útvonal. Mi a következő lépés?

MI: Mivel a Budapest Maraton tagja a Nemzetközi Maratonik és Utcai Futóversenyek Szövetségének (AIMS), el kell végezni az útvonal AIMS hitelesítését. Ezt idén Hugh Jones, az AMS titkára végezte el, augusztusban.

TK: A hitelesítés igazán érdekes látvány. Egy kis csapat két kerékpárral és négy rendőr motorossal hajnali háromkor elindul a Hősök terétől és körbetekeri az útvonalat. Azért csináljuk ezt hajnalban, mert minél kevésbé akarunk fennakadást okozni a város közlekedésében. A rendőri kíséretre pedig azért van szükség, mert az ideális útvonal pontos mérése közben előfordul, hogy bizonyos pontokon meg kell állítani a forgalmat.

MI: A hitelesítés első mozzanataként az un. Jones-számlálót szereljük fel a mérést végző kerékpárra, majd azzal egy, a Koós Károly sétányon lévő hitelesített 500 méteres távolságot oda-vissza letekerünk, így megkapjuk, hogy hány „digit", azaz hány számláló-fordulat egy kilométer. A verseny lemérésekor aztán ezt az adatot használjuk a táv meghatározásához. Az útvonalon vannak fixen elhelyezett mérőpontok, ezekhez viszonyítva írjuk le az egyes távolságokat.

(Az utcai futóversenyek útvonalának hitelesítéséről még többet megtudhatsz korábbi cikkünkből.)

 

 

 

 

Mikor kezditek el ténylegesen lezárni az útvonalat?

MI: Maraton előtt a versenyközpontnak helyet adó tér leürítéséhez már előző héten, pénteken kirakjuk a megállni tilos táblákat, majd a táblák kihelyezése után 48 órával megkezdjük a tényleges lezárást.

 

Reménykedünk benne, hogy minél kevesebb autó maradt a lezárt területen belül, mert ezeknek az elszállíttatásáról nekünk kell gondoskodnunk, ami szintén nem kevés pénzbe és energiába kerül.

A pakolást a kordonokkal és sátrakkal kezdjük. Onnantól, hogy bármit kihelyezünk, szükségessé válik a terület folyamatos, éjjel-nappali őriztetése is. A pakolás előre megtervezett program szerint, egészen a verseny előtti órákig zajlik. Legutoljára a frissítőállomások készleteit visszük ki az útvonalra, néhány órával a rajt előtt.

 

 

 

Hogy döntitek el, hogy melyik frissítőállomásra miből mennyi kerüljön?

 

TK: A korábbi évek tapasztalatai valamint az adott évi körülmények (pl. időjárás, indulók száma) alapján tervezünk. Itt is megvannak több évre visszamenőleg a pontos fogyási adatok, mert a kiszállított mennyiségek mellett az egyes frissítőállomások záró leltárja is a rendelkezésünkre áll.

 

A frissítőállomásokra kihelyezett enni- és innivaló tárolásához a telepünkön van egy hatalmas raktárunk. A maratonra például már 15000 palack ásványvizet betáraztunk. Van, amit mi vásárolunk meg, van amit a támogatóinktól kapunk.

 

 

MI: Bár a felkínált ennivalók többsége jól tárolható, a gyümölcsökre azért külön oda kell figyelnünk. Nem mindegy például, hogy mikor és hányas fokozatú - azaz milyen érettségű - banánt vásárolunk. Hiszen ha a banánt még pénteken megvesszük, és ládákban tároljuk a vasárnapi versenyig, akkor az még két napig érni fog, mielőtt a futók kezébe kerül. És mi azt szeretnénk, hogy vasárnap a banán a frissítőasztalokon ne legyen se túl zöld, se túlérett.

TK: A nagy raktárterületre egyébként azért is szükségünk van, hogy a technikai eszközeinket - asztalokat, székeket, sátrakat, kilométer táblákat, felfújható kapukat, stb. – tárolni tudjuk. Ezekkel az eszközökkel a rendezvényeink többségét le tudjuk bonyolítani, de azért a 2-3 legnagyobb versenyünkre még bérelnünk is kell további felszerelést. Másrészt a technikai eszközeinket mi is bérbe adjuk más versenyek szervezőinek.

 

 

 

 

 

A vizet hogy viszitek ki a frissítőállomásokra?

TK: Ahol lehet, igyekszünk helyben vételezni a vizet: sok helyen tűzcsapról illetve kerti csapokból tömlővel vezetjük oda a frissítőállomásokra - természetesen a csapok tulajdonosainak engedélyével. A rakparton pl. a telepített étteremhajókról is tudunk vizet és áramot vételezni. Ahova nem tudjuk így odavezetni a vizet, ott hatalmas dézsákat töltünk fel és azokból töltögetik a frissítőállomáson dolgozók a poharakat.

 

MI: A tűzcsapok a vízművek tulajdonában vannak, velük van egy megállapodásunk a vízvételezésről. Mi pedig ki is használjuk ezt a lehetőséget, és nem is csak a frissítőállomásokon. Amikor például a Nike Budapest félmaraton előtti napon biztossá vált, hogy a versenyen nagyon meleg lesz, akkor még szombat este bementünk az újpesti tűzoltóságra, ahol kaptunk öt tömlőt és öt tűzoltófecskendőt, és ezeket rákötve a tűzcsapokra tudtuk másnap a versenyen locsolni a futókat.

 

TK: Idén a maratonon kísérleti jelleggel a poharas víz mellett lesz félliteres zacskós víz is az első pár frissítőállomáson. Ezt a futó felkaphatja és viheti magával, hogy aztán a zacskó sarkát kiharapva igyon belőle vagy éppen magára locsolja.

 

Meséljetek kicsit a maratoni éremről. Hol készül, hogy készül?

TK: Ami a maratoni érmeket illeti, ezekről elég korán döntést kell hoznunk, mivel az érmeket Dél-Afrikából rendeljük és itt az átfutási idő minimum hat hét. Általában július elején egyszerre adjuk le a rendelést a félmaratoni és a maratoni érmekre, így tudjuk csökkenteni a szállítási költségeket. A rendelésünkben persze mindig van valamennyi ráhagyás is, mert az utolsó pillanatban nevezőkre is tekintettel kell lennünk. Ez persze azzal is jár, hogy a raktárunkban őrzünk sok korábbi versenyről megmaradt éremkupacot.

 

 

Biztonsági tartalékként van egy amolyan jolly-joker érmünk is, amit abból a célból gyártattunk, hogy legyen mihez nyúlnunk, ha valamelyik versenyen véletlenül kifogynánk az érmekből. Mivel ebből alig került még futókhoz pár darab, szerintem ez is egy igen értékes darabja lehet egy futó érem kollekciójának.

 

 

Az érmek grafikáját és a pólókra kerülő évente változó logókat felváltva, több grafikus tervezi, így tudjuk elkerülni azt, hogy egymáshoz nagyon hasonló motívumokat használjunk fel. Előfordult olyan is, hogy futótársunk tervezett nekünk logót.

 

 

Honnan tudjátok előre, hány érmet rendeljetek?

TK: Egyrészt a maratonon például van egy részvételi limit, ami jelenleg 3500 fő, tehát ez a maximum. A pontos rendelési szám eldöntéséhez itt is a korábbi évek adatait használjuk fel. Már egész jól tudjuk becsülni, hogy ha pl. júliusban X számú nevezőnk van, akkor várhatóan összesen hányan neveznek majd be, hogy az adott nevezői létszámból hányan veszik majd át a rajtcsomagot, hogy közülük hányan rajtolnak majd el, és hogy közülük hányan érnek majd célba. Maratonon pl. a benevező létszámnak kb. 88-92 százaléka szokott szintidőn belül célba érkezni.

Sokat segít az ilyen feladatoknál, hogy van egy, a mi igényeink szerint kifejlesztett adatbázis programunk, amiben a BSI versenyeken valaha rajthoz állt összes futó alapadatai, versenyeredményei, stb. szerepelnek. Ez az adatbázis ma már mintegy 280.000 főt tartalmaz.

 

 

Az elmúlt években változott valamit a verseny marketingje?

TK: Természetesen, ebben is igyekszünk követni a nemzetközi trendeket. A korábbi papír alapú kiadványunk (Fuss velünk!) helyét átvette a digitális füzet, a hírlevél és a kisebb csoportokat célzó különleges kedvezményeket biztosító sms akciók. Több weboldalt is nyitottunk (pl. budapestmarathon.com – a külföldi futóknak; runingbudapest.hu – a nálunk élő külföldieknek) és a Facebookon is megjelentünk.

Célunk, hogy minél jobban kinyissuk a versenyt a nem futók felé is: próbáljuk bevonni az útvonal mentén fekvő intézményeket, cégeket, nagykövetségeket, valamint több jótékonysági szervezettel is együttműködünk. Indítottunk egy szurkolói programot is, melyben szurkolók között wellness-hétvégét, az általuk támogatott futók között pedig egész éves ingyenes BSI indulási jogot sorsolunk ki. 

 

Akik eddig lefutották..    Mivel a nyolcvanas évek végén az egyik maratonról nincs meg a teljes befutólista, így a rendelkezésre álló adatok alapján csak annyit mondhatunk, hogy nagy valószínűséggel idén ér majd célba 1984 óta számítva a 40000. Budapest Maratont teljesítő futó.